Так уж сложилось, что в наше время с бумажными вариантами документов люди предпочитают не работать. Это актуально и для коммерческих организаций, и для государственных органов, принимающих «корреспонденцию» от граждан и юридических лиц. И тем и другим удобнее иметь дело с электронной документацией, оцифрованной, перенесенной на носитель вроде флешки или отправленный по электронной почте. В связи с этим сканирование документов – одна из самых популярных услуг типографий и фотосалонов. Не удивительно, что к файлам с документами предъявляются технические требования не меньшие, чем к бумажным вариантам!
Как происходит сканирование
С технической точки зрения ничего сложного здесь нет. Сканирование документов чем-то напоминает производство цифровой фотографии с мгновенным переносом на носитель:
- портативный жесткий диск;
- флеш-накопитель;
- жесткий диск ПК или ноутбука.
С помощью специального устройства (сканера, функция такая есть у многих МФУ) документ «просвечивается», если грубо, то подвергается электронному чтению с помощью яркого светового луча, позволяющего компьютеру распознать изображение или текст на бумаге, после чего документ сохраняется в памяти устройства, сканирование завершено, с файлом можно работать.
Важно понимать, что фотографирование документа и сканирование – разные вещи. Фото не в состоянии идеально передать каждый штрих, неизбежны отсветы, размытости и прочие искажения. В некоторых случаях подобное изображение может подойти, например, при пересылке написанного от руки заявления в банк, но в органах государственной власти не пройдет – нужно именно сканирование, причем высокого уровня качества.
Коммерческий документооборот
Или частный обмен документацией, разницы большой нет. Дело в том, что при пересылке электронных документов вне органов государственной власти стороны сами вправе договориться о качестве полученных файлов, их четкости и прочих технических деталях – законов, регулирующих гражданский оборот, не существует. Но даже несмотря на это нужно соблюдать ряд правил для того, чтобы получатель документа не испытывал трудностей при прочтении:
- каждая буква должна быть четко распознана;
- на сканируемой бумаге не должно быть сильных сгибов, в противном случае скан-копия станет неудобной для чтения, часть текста вовсе может потеряться;
- изображения и тексты должны полностью умещаться на экране устройства, предназначенного для чтения документа.
Сделать это не сложно – достаточно правильно разместить лист в сканере, остальное техника сделает сама.
Другой важный вопрос – в каком цвете делать электронный документ, в оригинальном или в черно-белом? Если речь не идет о необходимости передать получателю документ в подлинном виде (это актуально для некоторых свидетельств государственного образца), то черно-белый скан подойдет в большинстве случаев.
При работе с органами государственной власти
«Частники» сами вправе договориться о качестве электронного документа и его формате, но если приходится взаимодействовать с органами власти, то при отправке скана нужно внимательно прочитать все требования к высылаемой документации и все сделать в строгом соответствии с ними, в противном случае корреспонденцию могут не принять, сканировать придется заново.
Первое и главное требование – читаемость. Работать приходится с официальными документами, например, заявлениями, свидетельствами, отчетностями и пр., в них важна каждая буква, следовательно, если получатель не сможет распознать на скане какие-то слова, то документация будет считаться недействительной, рассматривать ее, скорее всего, не будут. Кроме того, нужно уделить внимание яркости и контрастности. Вообще, у некоторых государственных организаций требования к этому «параметру» прописаны на официальных сайтах, но в любом случае настроить сканер при работе нужно так, что в конечном файле были хорошо различимы все печати и подписи, в некоторых случаях это важнее самого текста документа!
Что касается формата файла и его «веса» (объема занимаемой памяти), то все просто:
- не более 10 Мб (обратите внимание – с точки зрения этики эта же цифра актуальна и для гражданского документооборота);
- формат PDF или, для Налоговой, TIFF (для счетов-фактур и некоторых других документов допускается формат xml);
- никаких паролей на доступ к файлу и запретов на свободное чтение и редактирование.
Есть еще одно строгое требование – на одном листе электронном может быть только один лист документа. Так, иногда пользователи для экономии времени и памяти устройства пытаются на странице редактора компьютера вместить сразу два листа из официальной документации. Это недопустимо!
Обратите внимание! Используемые форматы должны быть предназначены для чтения на самых популярных операционных системах, начиная с Windows 2000.
