Знание правил делового сотрудничества может сослужить очень неплохую службу: если впечатление, производимое на партнеров и клиентов, благоприятное, то и дела компании будут идти в гору, так как с ее представителями приятно иметь дело.
Сегодня мы поделится полезными советами психолога Елены Бер.
Как здороваться
Входя в помещение, здоровайтесь первым.
Если в кабинете у человека, к которому вы пришли, находятся другие люди, ограничьтесь общим поклоном и приветствием. Затем обменяйтесь рукопожатием с тем, кто вас пригласил.
Приветствуя кого-либо, не ограничивайтесь лишь формальным «Здравствуйте». Назовите собеседника по имени.
При знакомстве, когда вас представляют или вы представляетесь сами, не спешите подать руку. Тот, кому вас представляют, должен сделать это первым.
На официальной встрече целовать дамам руку не принято.
Если вы сидите, по возможности, вставайте при приветствии.
Как пожимать руку
Если вы подошли к группе людей и обменялись рукопожатиями с одним человеком, нужно пожать руки и остальным.
Не принято обмениваться рукопожатием через порог, стол или над головой человека, сидящего между вами.
Не пожимайте руку собеседнику, держа вторую в кармане.
Первым всегда подает руку руководитель.
Рукопожатие обеими руками не приветствуется, поскольку оно предназначено для проявления более близких отношений с людьми.
Как знакомиться
Если вокруг вас незнакомые люди, не нужно стесняться: смело представляйтесь сами, не ждите, пока вас познакомят.
При знакомстве на деловой встрече (конференции, приеме) не стоит сразу рассказывать о своих достижениях — достаточно просто обозначить, чем вы занимаетесь и почему попали на встречу или мероприятие.
Человек, которому вы представляете незнакомого ему человека, упоминается первым. Тот, кого вы представляете, — вторым.
Когда вам представляют кого-то, сосредоточьтесь на том, чтобы запомнить его имя, и во время беседы чаще называйте его по имени.
Забыв, как зовут собеседника, постарайтесь смягчить ситуацию, корректно переспросив: «Извините, я в последнее время стал немного забывчив, не могли бы вы напомнить свое имя?»
Какой должна быть визитка
Визитка должна быть выдержана в строгом лаконичном стиле.
Тем, кто часто работает с иностранными партнерами, стоит напечатать визитные карточки на языке партнеров — в азиатских странах это особенно приветствуется.
Если какая-то информация о вас изменилась, нужно заказать новые визитки: ни в коем случае не исправляйте данные на старых визитках, карточка с помарками и поправками — признак дурного тона.
Хорошим тоном для делового человека считается наличие визиток на двух языках — русском и английском.
Если вы не застали человека на месте, но хотите засвидетельствовать ему уважение, загните правый верхний угол у оставленной вами визитки.
Как завершить встречу
Покидая незнакомых людей, не обязательно персонально прощаться с каждым.
Если вы уходите с многолюдного приема раньше остальных гостей, прощайтесь только с хозяевами встречи. Иначе ваш уход может послужить для участников вечеринки сигналом к тому, что всем пора по домам.
Если разговор длится слишком долго, предложите собеседнику познакомиться с новыми людьми, представьте их друг другу, извинитесь и откланяйтесь.
Прощание должно быть коротким — например, обмен рукопожатиями, как при встрече.
Заканчивайте беседу вежливо, при помощи универсальных фраз, к примеру: «Было приятно с вами повидаться».
Если вам необходимо уйти со встречи раньше, дождитесь паузы в разговоре, встаньте и попрощайтесь, высказав надежду на новую встречу.
Язык тела
Разговаривая с людьми, не нужно широко расставлять ноги, горбиться и держать руки в карманах.
Поза «фигового листа» (ладони сомкнуты таким образом, что руки образуют перевернутую букву «V») свидетельствует о застенчивости и неуверенности в себе.
Если вы делаете суетливые движения, покачиваетесь из стороны в сторону или прикасаетесь к лицу или волосам, то усиливаете собственное нервное напряжение и отвлекаете окружающих.
Излишняя жестикуляция при разговоре не приветствуется. Жесты должны быть сдержанными — собеседников может смутить чрезмерная экспрессия.
Дистанция между вами и собеседником должна быть не менее расстояния вытянутой руки.
Не стоит сидеть, положив ногу на ногу, особенно в кресле. Если оно глубокое, можно слегка вытянуть ноги.
Как провести переговоры
Приглашать партнеров на переговоры следует не менее чем за две недели, чтобы они смогли подготовиться.
Место проведения переговоров предлагает приглашающая сторона, но приглашенная имеет право как принять, так и отвергнуть его.
Когда участников много и они незнакомы, на столе можно расставить карточки с фамилиями.
Стороны располагаются друг напротив друга в порядке соответствия должностей.
После приветствия участники должны быть представлены друг другу. Также нужно обозначить их роль и полномочия на переговорах.
Если переговоры ведутся с иностранной делегацией, необходимо заранее условиться о языке переговоров и обеспечить технические средства для переводчиков.
Если во время беседы ведется запись, следует проинформировать об этом гостей.
Оптимальная продолжительность встречи — два часа. Если переговоры затягиваются, необходим получасовой перерыв на кофе.
Прием бизнес-партнеров
Встречать гостей в аэропорту должен соответствующий по рангу руководитель делегации. Он обычно прибывает в сопровождении двух-трех человек.
Если гость приезжает с супругой, то и принимающему руководителю желательно приезжать на первую встречу в сопровождении супруги.
Первым представляется глава принимающей стороны. Затем он представляет супругу, после этого сотрудников (в порядке убывания должностей).
Заранее продумайте, как рассаживать гостей по автомобилям, чтобы всё прошло без заминок.
Если руководитель встречающей стороны приезжает за рулем личного автомобиля, то почетное место для гостя — рядом с ним.
Провожая гостей до гостиницы, расстаньтесь с ними не на улице, а в вестибюле.
Мобильный этикет
Звонить на мобильный телефон по деловым вопросам нужно в рабочее время, в будни им считается временной промежуток с 09:00 до 21:00.
Всегда отключайте телефон во время переговоров и совместного обеда.
Если вы позвонили кому-то и включился автоответчик, не бросайте трубку. Представьтесь и попросите перезвонить вам, когда это будет удобно.
Если на ваш звонок не ответили, перезванивайте не ранее чем через два часа.
Невежливо ждать более шести гудков — лучше положить трубку после пятого звонка.
Заканчивает разговор тот, кто его начал. Если соединение прервалось, перезванивает тот, кто звонил.
Сбрасывать звонок считается невежливым. Нужно ответить и попросить перезвонить (или же пообещать перезвонить) через конкретный промежуток времени.
Не давайте номера мобильных телефонов без согласия их владельцев.
