Служебное задание – это внутренний документ организации. Он помогает четко сформулировать цели и задачи командировки. Документ не является обязательным, но его наличие упрощает контроль исполнения поручений. Оформлять на служебное задание образец нужно в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 749. Оно подразумевает наличие двух обязательных документов – приказ о командировке и авансовый отчет.
Зачем оформлять
Официально служебное задание не входит в перечень обязательных документов для оформления командировки. Но его наличие позволяет детализировать рабочие задачи, особенно при длительных поездках. Документ помогает добиться следующего:
- Четкость. В приказе указывается основная цель командировки, но в служебном задании можно прописать более детальные задачи.
- Контроль. Руководство может отслеживать ход выполнения поручений, разделяя их на этапы.
- Обоснование расходов. В документе можно зафиксировать рабочие встречи и мероприятия, что позволит избежать вопросов со стороны бухгалтерии.
Анализ. После командировки сотрудник составляет отчет о проделанной работе, ссылаясь на служебное задание. Это значительно облегчает подведение итогов для руководства.
Важно помнить, что срок хранения служебного задания составляет 5 лет. Если поездка была за границу, то он увеличивается до 10 (в соответствии с приказом № 558 Минкульта).
Как правильно заполнить
Служебное задание оформляется руководителем структурного подразделения, директором или сотрудником кадровой службы, если в организации предусмотрено делегирование таких обязанностей. Документ обычно содержит следующие разделы:
- Реквизиты организации. Это включает в себя наименование компании, ИНН, юридический адрес.
- ФИО командируемого сотрудника. Оно указывается полностью.
- Цель командировки. Она должна быть сформулирована четко и конкретно.
- Задачи и мероприятия. Детализируются основные этапы выполнения работы.
- Сроки командировки. Прописываются даты поездки.
- Подписи и печати. Без них документ считается недействительным.
Какие ошибки недопустимы
В документе о служебном задании не должно быть следующего:
- Исправления и помарки. Если допущена ошибка, документ лучше переписать.
- Отсутствие подписей и печати. Служебное задание без них недействительно.
- Размытые формулировки. Цель поездки должна быть максимально конкретной.
Оформление служебного задания – важный этап подготовки к командировке. Оно позволяет четко определить рабочие задачи, упростить отчетность и избежать недоразумений. Несмотря на то, что документ не является обязательным, его наличие значительно повышает эффективность поездки. Чтобы добиться максимальных результатов в командировке, служебное задание должно быть составлено правильно.
